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Outsourcing Compliance Automation (OCA): 3 dicas para ter melhores serviços terceirizados.

Não se assuste com os termos em inglês: eles são comuns, e você vai ver alguns por aqui, como por exemplo, o Service Level Agreement (SLA), que falaremos mais abaixo e apresentaremos em outro texto também.



Em tempo: o que é Outsourcing Compliance Automation (OCA)?


Essa expressão, em português, Automação do Compliance dos Serviços Terceirizados ou, simplesmente, OCA, é praticamente autoexplicativa quando traduzida, não é mesmo?

A automação é o que unifica a experiência de compliance, do cadastramento do contrato assinado ao pagamento justo do prestador, garantindo transparência, rastreabilidade e accountability a todo o processo. Como entrega final, o OCA deve, inclusive, monitorar os indicadores de performance (KPIs) frente às metas acordadas e as multas e as bonificações imputadas.

O OCA, conhecido ainda como Smart Compliance, demanda que as informações geradas, sempre direcionadas pelo contrato firmado, sejam concedidas a ambos os lados envolvidos, a fim de evitar o desgaste entre eles, e de promover a melhora contínua do serviço.


TERCEIRIZAÇÃO EM ALTA

Segundo o estudo "Outsourcing: driving efficiency and growth", da Consultoria Grant Thornton, 53% das empresas brasileiras optam pela terceirização e mais de 50% delas pretende expandir essa possibilidade. O apontamento mostra, conjuntamente, que a busca pela eficiência operacional e a redução de custos são os dois principais motivadores para terceirizar, ou seja, fazer outsourcing.

Mas a simples decisão pela terceirização não é garantia de maior eficiência operacional, já que realizá-la com o intuito da simples redução de custos, no geral, leva à queda da qualidade do serviço.



O que é preciso, então, para ter serviços terceirizados sempre melhores e mais baratos?

1. Balizar o relacionamento com o prestador por DADOS


Uma comunicação objetiva e eficaz começa, sempre, pela formalização do padrão e da quantidade esperadas na prestação do serviço.


Sem indicadores, a mensuração correrá o risco de ser subjetiva, fazendo com que prevaleça o relacionamento interpessoal com o fiscal ou o gestor. Esse caminho é perigoso e pode ocasionar corrupção e fraude.


Portanto, à área que demanda o outsourcing, é recomendada uma maior interação com o departamento jurídico, para que se especifiquem, claramente, quais os KPIs que serão utilizados no Acordo de Nível de Serviço (SLA) – este, como o próprio nome diz, serve para avaliar a performance pactuada. Por meio dele, são ainda fixadas as multas e as bonificações correspondentes.


É importante ressaltar que o jurídico também tem responsabilidade em assegurar a aplicabilidade do SLA e alertar o prestador das condições acertadas.


2. A decisão por renovar ou rescindir um contrato de outsourcing requer, como parâmetro, a EXCELÊNCIA das entregas.

Ao decidir pela renegociação ou pelo distrato de um contrato, o gestor precisa ter em mãos dados corretos e consolidados sobre as fiscalizações executadas e os objetivos não cumpridos, assim como a evolução da qualidade da entrega ao longo do contrato. Sem dados críveis, o perigo de fechar um acordo falho é muito maior.


3. Automatizar o processo de controle e compliance. A adoção de um software para agilizar e fortalecer o processo de controle e compliance é o que chamamos de relação “ganha-ganha”, pois traz muitos benefícios, não só para a empresa contratante, mas igualmente para a contratada.


Um software especializado em Smart Compliance possibilita uma jornada única de gestão ao centralizar as informações e fornecer rastreabilidade, accountability e credibilidade do início ao fim.

A automação do processo de controle e compliance de ponta a ponta (OCA), quando segue em conformidade com o que foi negociado, mitiga os riscos e elimina o desperdício. Com ela, o contratante paga apenas pelo nível do serviço entregue, ou seja, conquista o melhor custo-benefício, e possibilita a evolução constante da qualidade, com impactos diretos e positivos no ebitda da empresa.

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